(一)总则
第一条 为充分发挥技术文件在工作中的指导作用，提高办文速度和发文质量，根据公司的实际情况，特制订本制度。
第二条 技术文件管理内容主要包括：产品图纸、设计委托单、与技术相关的各种资料、外来技术图纸资料等。
第三条 技术部文件由技术资料管理员归口管理。
(二)收文的管理
第四条 技术文件的签收：所有技术文件均由资料员登*收。
第五条 技术文件的编号保管: 所有技术文件均由技术资料员分类登记编号、保管。
第六条 技术文件的审批
1. 产品图纸必须由设计人、项目负责人、审核人、批准人签名后才能归档保管。
2. 技术文件的审批应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的技术文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将技术文件转借其他人阅看。对尚未归档的文件不得向外泄露内容。
3. 审批技术文件应抓紧时间，当天审批完后应在下班前将文件交技术资料员，审批文件一般不得超过两天，审批后应签名。如有更改处，有关人员按文件所提要求和批示办理有关事宜。
4. 审批时不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
5. 审批由技术部负责人或其代理人签名后有效。
(三)发文的管理
第七条 发文的规定：技术文件的正式下发均由技术资料管理员负责。
第八条 发文的范围：在公司日常生产经营管理工作中，需有关图纸、技术文件等事项，应按有关制度办理，经领导批准后，由技术资料管理员登记发放。
(四)发文程序与要求
第九条 发文程序规定：各职能部门需要相关技术文件资料时,生产、质检、业务项目及外协可凭生产任务单领取其复印件,经加盖图纸审核章后生效；要求配合资料管理员作好登记工作。
(五)文件的借阅和清退
第十条 各部门有关人员因工作需要借阅文件，需登记填写文件借阅登记表,经资料管理员确认后方可借阅使用。
第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条 技术资料管理员对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的文件和要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
(六)文件的归档与更改
第十三条 文件的归档范围：产品图纸、与技术相关的各种资料、外来技术图纸资料等。
第十四条 文件更改
1. 图纸更改应填写设计更改申请表。
2. 文件更改时，要求在文件上做出记录。
3. 图纸更改完毕后要归档，同时要填写设计更改通知单，经技术部经理或其代理人批准后发放到各相关部门。
(七)文件的销毁
第十五条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，应定期清理造册，并做好作废登记及办理申请销毁手续。
第十六条 经审核同意销毁的文件，应派专人负责销毁。
(八)质量记录
第十七条 图纸发放登记表。
第十八条 图纸文件借阅登记表。
第十九条 文件更改申请/通知单。
机要文件是传递*、*和省委、省*密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。
一、办理程序
(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。
(二)按领导签批的范围进行传阅。
(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。
(四)归档，交上级部门。
二、传阅
(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。
(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。
(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。
三、保密
(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。
(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。
(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。
(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。
(五)涉密文件，不得复制或摘抄。
四、归档
(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，持续整洁、清洁。
(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。
(三)干部出差、调动工作或离退休时务必将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。
(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。
1、目的
为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2、职责
2、1总经理负责公司所有对外发文审批。
2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。
3、文件种类
3、1上行文：请示，报告，计划，总结;
3、2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定;
3、3*行文：信函，会议纪要。
4、文件格式
4、1发文统一使用以上文件类别之一。
4、2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：
4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置;
4、6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等持续一致。每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则;
4、7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：XXX"字样;如果附件较多，还须编上序号;文件无附件的，无须注明;
4、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名：落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置;如果正文恰好占满全页，落款务必放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"(此页无正文)"字样;落款字体与正文相同。
4、9日期：
4、9、1一般应写发文日期;
4、9、2制度或会议透过的文件应写透过的日期;
4、9、3重要的文件写签发的日期;
5、文号
5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号;具体文号编制规则见附件。
5、2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理;
5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。
6、用印
6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。
6、2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记;
6、3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。
7、文件管理
7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作：
7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。
7、3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写;
7、4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
7、5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。
7、6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括：流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理状况、备注等。
7、7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。
7、8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。
7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。
8、相关文档
8、1文号编码规则
8、2《文件编号使用登记表》
8、3《对外发文登记表》
8、4《对内发文登记表》
8、5《收文登记表》
8、6《文件处理单》
8、7《传阅单》
8、8《用印登记表》
8、9对外发文格式
8、10对内发文格式
8、11报告总结格式
8、12会议纪要格式
8、13会议记录格式
9、修订及实施
9、1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。
9、2本规定修订权在公司。
9、3本规定从二零零四年五月一日实行。
——公司文件安全管理制度3篇
（一）目的
为规范管理本企业的安全生产规章制度，确保符合国家相关法律法规、标准和规范，符合本企业的特点，具有实际的指导意义，制订本制度。
（二）适用范围
本制度适用于xx水泥有限公司安全生产规章制度，安全操作规程及其他安全生产文件的编制、发布、使用、评审、修订等管理。
（三）规范性引用文件
《文件控制程序》
（四）职责
1.总经理负责组织制定、审核、签发并落实本单位安全生产规章制度和、岗位安全操作规程和岗位生产责任制。
2.生产技术处负责实施对安全规章制度、岗位安全操作规程和岗位生产责任制文件的编制组织、审核修订，包括与安全标准化有关的外来文件。
3.各分厂、处室在职权范围内分工负责本单位的安全生产管理制度、安全操作规程和岗位生产责任制的编制和管理。
(五)管理要求
1.安全标准化文件的分类、编号
1.1本企业的安全标准化文件主要包括：安全生产规章制度、安全操作规程、岗位安全生产责任制、事故应急救援预案等。
1.2安全标准化文件的受控状态
安全标准化文件分“受控”和“非受控”两种形式。“受控”文件的发放对象为本公司与标准化运行有关的部门或个人。“受控”文件发放时其封面加盖“受控”章，进行统一编号，并对持有者进行登记，必要时盖xx水泥有限公司专用章。“非受控”文件只进行编号和记录，可作为一次性文件提供给顾客，发出后不再进行管理。
1.3安全标准化文件的编号规则：
1.3.1公司自行编制的安全标准化文件的编号规则：
注：
“WNXN”，是“xx水泥有限公司”的代码
“WN”是，“威宁”的拼音第一个字母缩写；
“XN”，指公司名称“西南”；
“R”是指“记录”；
“AQ”，指各安全文件的编号，安全生产规章制度WNXN-AQZD，操作规程WNXN-CZGC，安全责任制WNXN-AQZRZ等开始编，需保留文件控制的相关记录。
1.3.2国家行业地方等标准采用原编号。
2.安全标准化文件的编制
2.1生产技术处负责组织编写《安全生产管理制度汇编》，包括《应急救援预案》《岗位安全操作规程》《岗位安全生产责任制》等文件的编写，按照安全标准化的13个要素进行分解，各分厂、处室按照职权范围负责本部门所涉及的安全标准化要素进行安全文件的编写。
2.2 《安全生产管理制度汇编》至少包含下列内容：安全目标管理、安全生产责任制管理、法律法规标准规范管理、安全投入管理、文件和档案管理、风险评估和控制管理、安全教育培训管理、特种作业人员管理、设备设施安全管理、建设项目安全“三同时”管理、生产设备设施验收管理、生产设备设施报废管理、施工和检维修安全管理、危险物品及重大危险源管理、作业安全管理、相关方及外用工（单位）管理、职业健康管理、劳动防护用品（具）和保健品管理、安全检查及隐患治理、应急管理、事故管理、安全绩效评定管理等。
2.3制度内容要符合国家相关法律、法规，标准和规范，应符合本企业的实际，不能照抄照搬。
2.4制度的编写人员应了解国家相关法律、法规，标准和规范，熟悉本企业的组织架构和管理特点，确保合规性。制度的格式建议包括以下内容：目的、适用范围、规范性引用文件、职责、管理要求、记录等。
2.5 《岗位安全操作规程》要涵盖本企业的所有岗位（或设备），内容要基于特定的危险源（危害因素）辨识和风险分析评价和控制。其格式建议包括以下内容：目的、范围、主要风险及控制措施、操作规程、安全注意事项、应急处置、附件等。
2.6应急预案的编写应符合《生产经营单位安全生产事故应急预案编制导则》的要求，应按规定评审，并报安监部门备案。
3.安全标准化文件的会签
3.1安全标准化文件草稿编制结束后，生产技术处应将草稿发放到相关部门，或组织相关部门、人员讨论，广泛征求各部门人员的意见。
3.2各部门人员提出的意见，生产技术处应做好记录，斟酌采纳后融入到其中。
4.安全标准化文件的审批
4.1《安全生产管理制度汇编》由生产技术处组织编写，生产技术处负责人审核后报请主管领导，由总经理批准。
4.2各部门负责编制的安全标准化文件由各单位自行起草，生产技术处负责人审核后报请主管领导，公司总经理批准。
4.3安全标准化文件在发布前，审核时规定发放范围。
4.4各分厂、处室负责人负责审核部门起草的文件，报公司总经理批准。
5.安全标准化文件的发布
5.1受控文件由行政人事处根据文件的发放范围统一发放。
5.1.1公司重要安全文件、制度由行政人事处文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息*台发放到相关部门，相关部门应及时查阅，获取存档。
5.1.2一般的安全文件，由拟定文件部门，按文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息*台发放到相关部门或本部门，相关部门或本部门应及时查阅，获取存档。
5.2安全标准化文件发放应在《文件发放/回收登记表》上登记，受控文件应记录发放号，并有文件接收人签名，保留发放记录。
5.3各分厂编制的安全生产管理制度及岗位安全操作规程应由行政人事处发放到相关岗位，并组织培训考核，保留记录资料。
5.4安全标准化文件应以公司正式文件发布。
5.5各分厂、处室应严格按照安全标准化文件的要求执行。
6.安全标准化文件的使用
6.1文件使用人的受控文件破损严重影响使用时，应向办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。补发新文件，分发号不变。
6.2文件使用人丢失受控文件应向行政人事处报告，说明丢失原因，经原批准人批准后补发新文件。
6.3行政人事处保存相关《受控文件目录》。
7.安全标准化文件的评审
7.1公司每年至少组织一次对安全生产法律法规、标准规范、规章制度和操作规程、岗位安全生产责任制的执行情况及适用情况进行全面检查和评估，并编写评估报告。
7.2个别文件因可操作性等原因需要临时评审的，由使用单位提出，生产技术处负责组织安全标准化文件评审，以确定是否需要修改。
7.3出现下列情况时，评审工作可以立即开展，确保安全规章制度和安全操作规程的适用性和有效性：
7.3.1*生产新的法律法规标准及其他要求在官方媒体公布或通过文件精神下达时。
7.3.2省市等上级部门安全生产行政管理部门新下发的安全管理相关文件通知时。
7.3.3公司新工艺新技术、新装置、新产品和新方法的投入使用时。
7.3.4当发生事故时，工艺技术材料等发生变更时。
7.3.5企业发生并购重组时。
8.安全标准化文件的修订
8.1制定文件修订的计划，并根据文件评审结果、安全检查反馈的问题、生产安全事故案例和绩效评定结果等，对安全生产规章制度及岗位安全操作规程进行修订，确保其有效和适用；
8.2安全标准化文件需要更改时，应有文件更改人书面说明原因及更改内容；重大更改（如技术等）还应附有充分的理由和依据，经单位负责人签字，文件主管部门审核后，报原文件批准人批准。原批准人发生变化或其职能发生变化时，应报接替其职能的人员批准。
8.3安全标准化文件经修改后应注明修改状态，自0开始顺序编号，修改页超过2/3时应换版。
8.4安全标准化文件的换版和文件的作废及销毁要进行登记。
9.安全标准化文件的管理
9.1经批准的文件应按文件的编号规则予以编号登记。文件起草部门应将文件原稿和批文交办公室保存。以媒体形式存放文件应加密/将磁盘标识存档。
9.2需临时借阅安全标准化文件时，应经安全文件管理部门负责人批准并予以登记，借阅者应在规定的日期时间内归还文件。文件原稿不对外借阅。
9.3文件复印和拷贝需填写申请单，由行政人事处负责人批准后执行。未经批准任何人不得擅自打印复印和拷贝。
一、目的
为了规范安全生产文件档案的管理,确保文件档案的完整性、合理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本制度。
本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。
二、职责
2.1 安全环保部负责制定本制度,并负责综合监督管理。
2.2 各部门负责本部门文件档案的管理,并负责监督检查和考核。
2.3 各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。
三、内容
3.1文件资料收集,安全生产文件档案内容如下:
3.1.1国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。
3.1.2上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。
3.1.3公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学*资料、领导指示材料等。
3.1.4安全生产工作计划、总结、报告等。
3.1.5各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。
3.1.6供应商、承包商相关材料。
3.1.7安全设施检测、校验报告、记录等。
3.1.8安全、职业卫生评价报告。
3.2立卷归档
3.2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证档案的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用。
3.2.2应根据文件资料的重要性,按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理,分类归档。
3.2.3各部门在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档,统一保存。
3.2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化,应层次分明,编写页码,填写卷内文件资料目录。
3.2.5不同价值,不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷。
3.3档案保管
3.3.1档案应入柜上架,科学排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏。
3.4档案借阅
3.4.1文件资料档案借阅,必须办理借阅手续,借阅档案要注意保护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还,到期不能归还者,要说明情况,并办理续借手续。
3.4.2借阅的档案要注意保密,未经许可,不得随意公开、发表或转借他人。
3.4.3归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记本上注销。
3.5档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料,经单位领导批准,可以定期销毁,必要时做好销毁记录。
四、本制度由安全环保部制定并负责解释,自发布之日起实施。
一、总则及范围
为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特制定本标准。
本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。
二、管理业务与分工
1.技术部负责人。负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。
2.技术员。负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。
三、管理内容与要求
1.技术文件的种类
（1）技术类文件
由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。
（2）管理类文件
由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。
2.文件登记
（1）技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全__文件的情况。其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。
（2）文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。
3.文件的归档及保管
技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。
4.文件的借用
（1）文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。
5.文件的修改与审批
（1）当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师（或专业的业务负责人）分析确定是否需要修改。
（2）技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师（或专业的业务负责人）填写《设计更改单》。
《设计更改单》应包括下列内容：
（a）技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；
（b）更改理由；
（c）会审意见、会审签名；
（d）设计、工艺负责人签名；
（e）修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）。
（3）技术文件的xx与批准
一般性的内容更改只须将填好的《设计更改单》交技术部负责人进行xx和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。
（4）技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性（图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。
（5）技术文件的`管理应以纸质和电子版形式存档（在登记时应作出标记）。
——公司行政文件管理制度3篇
一、总则
1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。
3、公司文件由办公室统一管理和存档。
一、文件的分类
1、外收文：公司从外部接收的*文件。
2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。
3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。
三、内行文的管理
1、内行文的范围：
凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。
2、内行文的编号
为了加强机要文件的管理，进一步规范机要文件的处理程序，结合我院实际，制定本规定。
1、凡上级或下级单位寄送或交换至我院的机要文件，均由机要人员负责收文、启封。一般函件除注明院领导个人和各处、室以外，要根据文件内容、密级和传阅范围，送有关领导或有关处室签收和阅处。
2、机要人员对所有来文进行登记，经办公室主任阅处后，送院领导传阅。机要人员与各位领导办理文件传阅手续。
3、院领导在文件的批阅过程中要做到迅速、及时，不得积压、横传;机要文件一律不得带出办公室阅批，因公出差或参加两天以上会议时，应将传阅文件退还机要室，未看完的文件，待回院后再阅。阅文时，对于文件的批示和签名不要用铅笔和圆珠笔。卷内文件不得随意抽走、留存。
4、对院领导批示要求职能部门办理的文件，机要人员应立即将文件送达承办单位。承办单位应及时将办理情况反馈院办公室并报告分管院领导。
5、对于急件的处理。主管领导需要部门即刻办理的急件，也应先退回院机要室，由机要人员按照院领导的批示，立即送职能部门并办理文件借阅手续，而不能在传阅过程中“横传”，以避免造成文件丢失。
6、文件传阅、处理结束，承办部门要在文件处理单上写明处理结果，并签名和写清楚处理日期后，退回机要室统一保管。有关业务文件，各处、室需要暂时保留备用的，可在机要室办理借阅手续，但保留期限不得超过1个月。
7、上级来文的复印，按照中央办公厅和省委办公厅的规定办理;凡标有密级的文件不得私自翻印、复制、摘录和外传文件传阅、因工作需要翻印、复制、摘录时，应按有关规定经批准后办理。复印件按照文件、资料的保密等级管理;不得在公开发表的文章中引用“三密”资料。
8、凡发到各部门的机要文件，各单位必须认真管理、清理。使用完后，按照规定时间，及时清退交机要室。
9、凡涉及机要文件的领导和工作人员，必须严格遵守国家保密条例，严防失密、泄密。要维护机要文件的严肃性、权威性和保密性。按规定，文件传到哪一级就要保密到哪一级。送抵各单位的文件一定要妥善保管，对丢失文件或泄密者，要按照有关规定追究责任。
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。
二、公文的签收
1.凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由办公室登*收。
2. 公文的编号保管
(1)、办公室对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。
(2)、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室进行登记编号保管，不得个人保存。
3. 公文的阅批与分转
(1)、凡正式文件均需由办公室根据文件内容和性质阅签后，由办公室分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。
(2)、一般文、函、电等，分别由办公室直接分转处理。
(3)、为加速文件运转，办公室应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。
4.文件的传阅与催办
(1)、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
(2)、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送回办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”，“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
(3)、文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。
(4)、办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
——技术文件管理制度 (菁华3篇)
1.主题内容与适用范围
本标准规定了产品图样及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求。目的是对文件和资料进行有效的控制。
本标准适用于本公司产品研制、生产过程中产品图样、技术文件和资料的版本、形成、归档、保管、使用和借阅。 2.引用文件
SJ/T 207.1～3－1999 《设计文件的管理制度第1～3部分》
SJ/T 207.4－1999 《设计文件管理制度第4部分：设计文件的分类编号》 QB/YT KF 7.7.9-20xx 《更改控制程序》
QB/YT KF 7.03-20xx 《项目（设计/开发）控制程序》 GB/T 19017-20xx质量管理体系技术状态管理指南Q/YTD 1002-20xx 《企业档案分类编号及标识》 3.产品图样及技术文件的编制要求
3.1产品图样及技术文件所包含的信息构成了产品技术状态基线。必须以产品为单位，提出明确的产品技术状
态信息。它包括产品的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计图样、零件清单、软件清单、模型、试验规范、维护和操作手册及文件版本号。
3.2在产品实现过程中的关键件、重要件，应在文件中进行标识，确保关键件、重要件的可追溯性。对静电敏
感器件、湿度敏感器件等，应予以标识，以便加强防护。
3.3产品图样及技术文件应以产品或整件为单位成套，归档图样文件需会签完整。其编制要求和填写格式及十
进分类编号、名称必须符合SJ 207的规定。产品成套设计文件、工艺文件资料的编制明细要求见附录A。 3.4产品定型鉴定文件的编制要求（见附录B）。 4.各部门职责
技术开发部：负责产品研制过程中的产品实现策划，设计、工艺图纸文件及定型文件、资料的拟制、审
核、齐套、会签及更改，并对产品图样的正确性、现行有效性负责。对应用软件工具，研发过程中的电子文件及其修改状态、文件的版本、流转进行掌控，对电子文件的质量负责。
生产管理部及车间：负责产品在试制、生产过程中形成的文件、记录、资料的收集、整理，对所领用的产
品图样完整、安全和回收负责；
质量控制部：负责产品在试制、生产过程中形成的有关质量文件、记录资料的收集、整理。
销售服务部：负责收集、整理、提供有关产品销售合同、技术协议、来自顾客的产品图样和技术文件。技术管理部：负责收集、整理有关产品研制合同、技术协议、设计任务书、设计评审、验证、确认、定型鉴定文件。负责产品图样、技术文件资料的归档、分类保管和借阅、发放、登记、控制。
5.会签
5.1会签的产品图样由设计师负责提供，未经会签的图样不得归档和投入生产。 5.2会签路线
产品图样按下列规定逐级会签：
拟制审核工艺（需要时）标准化批准
研发试制阶段加工所需图样的会签可简化为：拟制审核批准
第一条为充分发挥技术文件在工作中的指导作用，提高办文速度和发文质量，根据公司的实际情况，特制订本制度。
第二条技术文件管理内容主要包括：产品图纸、设计委托单、与技术相关的各种资料、外来技术图纸资料等。
第四条技术文件的签收：所有技术文件均由资料员登*收。
第五条技术文件的编号保管:所有技术文件均由技术资料员分类登记编号、保管。
1.产品图纸必须由设计人、项目负责人、审核人、批准人签名后才能归档保管。
2.技术文件的审批应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的技术文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将技术文件转借其他人阅看。对尚未归档的文件不得向外泄露内容。
3.审批技术文件应抓紧时间，当天审批完后应在下班前将文件交技术资料员，审批文件一般不得超过两天，审批后应签名。如有更改处，有关人员按文件所提要求和批示办理有关事宜。
4.审批时不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
第七条发文的规定：技术文件的正式下发均由技术资料管理员负责。
第八条发文的范围：在公司日常生产经营管理工作中，需有关图纸、技术文件等事项，应按有关制度办理，经领导批准后，由技术资料管理员登记发放。
第九条发文程序规定：各职能部门需要相关技术文件资料时,生产、质检、业务项目及外协可凭生产任务单领取其复印件,经加盖图纸审核章后生效；要求配合资料管理员作好登记工作。
第十条各部门有关人员因工作需要借阅文件，需登记填写文件借阅登记表,经资料管理员确认后方可借阅使用。
第十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条技术资料管理员对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的文件和要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十三条文件的归档范围：产品图纸、与技术相关的各种资料、外来技术图纸资料等。
第十四条文件更改
1.图纸更改应填写设计更改申请表。
2.文件更改时，要求在文件上做出记录。
3.图纸更改完毕后要归档，同时要填写设计更改通知单，经技术部经理或其代理人批准后发放到各相关部门。
第十五条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，应定期清理造册，并做好作废登记及办理申请销毁手续。
第十六条经审核同意销毁的文件，应派专人负责销毁。
第十七条图纸发放登记表：BN/QR-423-09。
第十八条图纸文件借阅登记表：BN/QR-423-10。
第十九条文件更改申请/通知单：BN/QR-423-04。
一、总则及范围
为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特制定本标准。
本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。
二、管理业务与分工
1.技术部负责人。负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。
2.技术员。负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。
三、管理内容与要求
1.技术文件的'种类
（1）技术类文件
由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。
（2）管理类文件
由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。
2.文件登记
（1）技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全__文件的情况。其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。
（2）文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。
3.文件的归档及保管
技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。
4.文件的借用
（1）文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。
5.文件的修改与审批
（1）当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师（或专业的业务负责人）分析确定是否需要修改。
（2）技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师（或专业的业务负责人）填写《设计更改单》。
《设计更改单》应包括下列内容：
（a）技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；
（b）更改理由；
（c）会审意见、会审签名；
（d）设计、工艺负责人签名；
（e）修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）。
（3）技术文件的xx与批准
一般性的内容更改只须将填好的《设计更改单》交技术部负责人进行xx和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。
（4）技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性（图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。
（5）技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档（在登记时应作出标记）。
——公司对外文件管理制度3篇
1、目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2、适用范围
适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3、职责
3.1公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、*相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.4文件编制、审批、发布的权责
3.4.1总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3客服部负责制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生产部负责制定公司生产管理制度文件。
3.4.5质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。
3.4.7工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。
4.定义
4.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
4.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，
4.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）
5.工作程序
5.1文件的分类
5.1.1文件属性分类
（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。
（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。
（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。
（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。
5.1.2文件阶层分类
（1)一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。
（2)二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。
（3)三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。
（4)四阶文件：各记录表单、报表等。
1、目的
为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2、职责
2.1总经理负责公司所有对外发文审批。
2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。
3、文件种类
3.1上行文:请示，报告，计划，总结；
3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；
3.3*行文:信函，会议纪要。
4、文件格式
4.1发文统一使用以上文件类别之一。
4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:
4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；
4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；
4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件:xxx"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；
4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"(此页无正文)"字样；落款字体与正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般应写发文日期；
4.9.2制度或会议经过的文件应写经过的日期；
4.9.3重要的文件写签发的日期；
5、文号
5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。
5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；
5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。
6、用印
6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。
6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；
6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:
7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。
7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；
7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。
7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。
——公司文件签发管理制度3篇
一、总则
1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。
2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。
3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。
二、技术文件的编制
1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
具体包括：
1)开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。
2)开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3)产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
4)产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。
3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
三、技术文件的提交
1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。
4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。
四、技术文件的归档
1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。
2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。
3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。
4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。
5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。
6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。
五、技术文件的借阅
1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。
2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。
3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。
4、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。
5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。
六、职责追究
各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。
一、一般
1.技术文件是我们公司的核心秘密，是我们公司持续发展和在市场上坚持强势竞争力的有力保证，公司的技术文件归公司所有。
2、为规范公司技术文件管理，明确文件编制的准确性、完整性、技术文件编制、签名、变更、保存等相关资料，确保技术文件的准确性和有效管理，特制定本制度。
3、适用范围：适用于本厂技术文件管理。
二、技术文件的编制
1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术文件和技术资料。
具体包括：
1)开发计划阶段：计划设计、质量保证概述、设计开发计划书、检查要求
2)开发设计阶段3360原理图、打印布局、产品编程手册、机械原理图、编程设备刻录文件、可编程设备源代码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计审查记录表
3)产品调试阶段3360产品调试手册、产品焊接明细表、产品调试记录、产品验证记录
4)产品维护阶段3360设计开发摘要、软件使用手册、产品使用手册
2、技术文件的技术要求和数据等必须遵守国家相关标准和规定要求。
3.技术文件由技术开发部等相关部门编制，各部门要对技术文件的准确性、合理性负责。
三、提交技术文件
1.在产品开发的整个周期内，设计师应根据技术文档规范认真完成各文档的编写工作，以确保技术文档的完整性。
2.在产品开发的每个阶段，设计师都必须及时提交设计文件并保存在公司的服务器上。每当设计文件发生重大更改时，设计师都必须重新提交文件，更新服务器上的文件，确保开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计师应根据提交的文件类别提交到starteam的相应目录。
4.对于提交的文件，任何人都不能故意从服务器中删除。
四、技术文件的保管
1、各相关负责人负责技术文件的审查和批准。技术文件编制必须严格执行编制、校对、审查三级把关制度。明确各级责任、权利、利益。
2、技术文档必须在标题栏的编号、名称、日期、设计、校对、审计、批准等栏中签名完备，签名不完善的技术文档不能用于存档。
3.文件签名分为纸质文件签名、电子文件签名、光盘签名。其中纸质文档签名必须用手写在纸质文档上，电子文档签名必须作为注释签署starteam，光盘签名必须作为一个整体签署光盘封面上的标签。
4、各种存档文件确认后，签名完成后才能进行存档工作。归档文件应在公司服务器上保留1套2套3360套以供审阅。把一套烤成光盘保管。
5.应在用于存储归档文件的光盘或其盒子上粘贴标签，标签上应显示光盘的大致信息(如名称、编号、签名信息等)。
6.归档文件时要填写《设计项目归档资料清单》，对归档文件进行实际完整的规范性检查，合格后才能归档。
五、技术文件贷款
1.任何职员不得个人传阅技术文件，不得非法坚持未经授权的文件。
2.如果工作需要，需要借用技术文件，请要求相关领导批准，并填写《借阅登记表》。然后，您可以获得相应的批准，从公司服务器下载该文件并进行审阅。
3.对借来的文件不能私自印刷、传阅，不能泄露借来的文件的秘密。
4.如果有特殊情况，需要将文件转交他人或携带，必须得到相关领导的批准。
5.查阅文件后，应在相关人员监督下彻底删除贷款文件，并补充整个《借阅文件记录表》。
六、追究责任
各部门要严格遵守上述规定，如果因不遵守上述规定而丢失或泄露公司技术文件，公司将根据相关秘密规定受到罚款处罚和公司内部处罚，情节严重的`人将保留追究法律责任的权利。
1、目的
为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2、职责
2.1总经理负责公司所有对外发文审批。
2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。
3、文件种类
3.1上行文：请示，报告，计划，总结；
3.2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；
——公司的文件管理制度 40句菁华
1、质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。
2、1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3、1行政文件与管理性文件的编制与审批
4、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
5、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。
6、产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、设计评审记录表（原理图和印制板图）、产品调试记录。
7、产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
8、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。
9、1发文统一使用以上文件类别之一。
10、2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；
11、技术文件是我们公司的核心秘密，是我们公司持续发展和在市场上坚持强势竞争力的有力保证，公司的技术文件归公司所有。
12、归档文件时要填写《设计项目归档资料清单》，对归档文件进行实际完整的规范性检查，合格后才能归档。
13、院办文秘人员负责对文件批转及执行过程中的督促、检查,有权对延误工作的部门提出批评。
14、变更设计文件类包括变更会议纪要、工程变更设计申请表、变更令，应分合同按顺序归档。
15、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
16、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
17、借用人对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使用中出现的损坏现象，应主动向管理员说明，并酌情赔偿。
18、对于影响安全行车的零部件，一定要严格控制使用标准，对不符要求的零部件应予以维修或更换，及时通知前台，并协助前台向车主做好解释工作。
19、各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。
20、本制度最终解释权归综合办公室。
21、6应急预案的编写应符合《生产经营单位安全生产事故应急预案编制导则》的要求，应按规定评审，并报安监部门备案。
22、3安全标准化文件在发布前，审核时规定发放范围。
23、3出现下列情况时，评审工作可以立即开展，确保安全规章制度和安全操作规程的适用性和有效性：
24、档案销毁
25、5档案销毁
26、落实逐级消防安全责任制和岗位消防安全责任制，落实巡查检查制度。
27、对检查中发现的火灾隐患未按规定时间及时整改的，根据奖惩制度给予处罚。
28、严禁在营业或工作期间将安全疏散指示标志关闭、遮挡或覆盖。
29、消防设施和消防设备定期测试：
30、易燃易爆危险物品入库前应经检验部门检验，出入库应进行登记。
31、按照灭火和应急疏散预案每半年进行一次演练，并结合实际不断完善预案。
32、制定符合本单位实际情况的灭火和应急疏散预案。
33、企业事故调查组成员应符合下列条件：
34、发生事故，必须按照企业各级安全生产职责的规定，分清事故的直接责任、领导责任和主要责任。
35、事故处理结案后，公开宣布处理结果。
36、组织协调本机关档案工作的管理，经常监督检查本机关的档案工作，督促档案人员做好*时档案工作收档和移交工作。
37、3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。
38、3.1.3.5有关员工信息的变更，必须当月在员工个人电子档案中进行登记更新。每月末，对档案进行备份。以确保电子档案的安全管理。
39、5.1.3档案中的个人资料只用于公司办理相关事务，原则上人力资源部人事劳动关系管理员不对个人提供档案办理其它事务(如照片、身份证复印件、学历证复印件等)。
40、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。
——公司的文件管理制度 30句菁华
1、技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。
2、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
3、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。
4、开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序。
5、2总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、*相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
6、保存时，要保持文件的完整性。
7、4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。
8、3本规定从二零零四年五月一日实行。
9、各相关负责人负责技术文件的审查和批准。技术文件编制必须严格执行编制、校对、审查三级把关制度。明确各级责任、权利、利益。
10、应在用于存储归档文件的光盘或其盒子上粘贴标签，标签上应显示光盘的大致信息（如名称、编号、签名信息等）。
11、医院下发的重要文件,各病区、科室应及时传达贯彻,病区负责人或科室主任签字,并在规定时间上交院办公室归档备查。
12、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
13、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
14、修竣车辆竣工质量检验严格依据《汽车维护、检测、诊断技术规范》（GB/T18344-2001）要求进行。首先进行整车外观和底盘检查，检查合格后进行路试，对于路试中所发生的不正常现象，要认真复查。路试合格后重新进行底盘检查，确保各项技术性能合格后，将有关内容记入《车辆维修竣工检验单》和《机动车维修记录》。
15、学校办公室及学校打印室工作人员有对学校有关文件保密的义务和职责。
16、3.4当发生事故时，工艺技术材料等发生变更时。
17、4安全标准化文件的换版和文件的作废及销毁要进行登记。
18、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；
19、1文件资料收集,安全生产文件档案内容如下:
20、2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化,应层次分明,编写页码,填写卷内文件资料目录。
21、在火灾隐患未消除前，各部门应当落实防范措施，确保隐患整改期间的消防安全，对确无能力解决的重大火灾隐患及时向公司消防安全负责人报告。
22、义务消防员应在消防安全管理部门领导下开展业务学*和灭火技能训练，各项技术考核应达到规定的指标。
23、发生轻伤事故要进行现场照相，经安监部门同意，由企业领导牵头组成事故调查组，调查分析事故原因，划分责任提出处理意见，制定和落实整改措施，按规定填报“伤亡事故登记表”，并对干部职工进行教育。
24、非档案管理人员，不准随便出入库房。
25、档案进出库要有登记和交接手续，不能“账目不清”以免造成档案泄密，丢失的漏洞。
26、2人事档案的类别：
27、4.2对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。
28、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。
29、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。
30、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。
——公司文件管理制度菁选
公司文件管理制度(15篇)
在快速变化和不断变革的今天，制度使用的情况越来越多，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编精心整理的公司文件管理制度，欢迎阅读与收藏。
*****发展有限公司
目录
总则...........................................................3
员工招募.........................................................4
培训制度......................................................6
考勤管理办法...................................................8
休假管理办法...................................................9
福利制度........................................................11
生育保险津贴制度...................................................13
困难补助金管理办法.................................................15
离职管理办法..................................................17
工作服与工作证管理规定.............................................19
用车管理制度..................................................20
卫生管理制度..................................................21
报刊杂志的管理办法.................................................22
工具、耗材领用制度.................................................23
办公用品与日常用品管理.............................................24
总则
一、为建立组织，健全制度，使公司各项管理制度、规范化、，特制订本规定，凡本公司所属员工都应遵守本规定。
二、本公司员工任用、担保、工作时间、请假休假、出差、培训、福利、考勤考核、奖惩、年资、离职等事项除国家有规定外，皆按本规定办理。
三、本公司员工应团结友爱，忠于职守，遵守公司各项规章制度，服从各级主管人员的合理指挥与安排，不得阳奉阴违或敷衍塞责。
四、本公司员工应遵纪守法，努力学*科学文化知识，不断提高自身修养。
五、本公司员工对内应认真工作，爱惜公物，减少损耗，提高业务水*和工作效率，对外应严守公司商业机密（公司的产品、图纸、内部文件资料、赢利情况、销售计划、客户资料、工资福利等均属公司机密）。
六、本公司员工应尊重公司信誉，除办理本公司指定外，不得擅用本公司名义，严禁用公司名义在外招摇撞骗。
七、本公司员工对外接洽事项时（包括电话洽谈），应态度谦和，特别注意文明用语，不得满怀不满情绪，有损害公司形象的行为。
八、本公司员工应遵守国家法律，严禁有酗酒闹事，吸食毒品、赌博、拉帮结派等行为。
九、本公司员工应发扬团队精神，心胸豁达，勤奋敬业，始终保持勤俭创业的'精神。
十、本制度经行政会议通过后，试用实施，若试用期间有疑问，可向行政部以书面形式提出意见，再由行政部组织会议研究修订，其他任何人员不得擅自修改。
行政部
20xx年1月1日
员工招募
为了开发人力资源，为公司注入新的血液，规范公司的员工招募如下：
一、招聘
1、准备：各部门经理根据其工作需要进行人员编制或根据人力需求填写人员增补单，经总经理批准后交行政部进行招聘。
2、本公司所需人员一律公开条件向社会公开招聘，以学识、品德、能力、经验、体格适合于该工作岗位为聘用原则。公司内部人员也可以推荐，但必须按规定程序进行。
3、初试：应聘人员自备个人简历带齐相关证件到行政部进行面试，技术人员、销售人员需进行笔试。
3、复试：行政部面试后将其资料与笔试试卷一起交予部门经理再由部门经理和总经理统一安排时间对应聘者进行复试，再把最后结果通知行政部。
二、录用
1、经复试合格的人员接到通知后，按其指定日期到行政部办理入职手续，并缴相关证件（学历证、身份证复印件各一份，照片两张），由行政部统一安排岗前培训。
2、凡应聘者有以下情形之一者，不予录用。
1）曾在本公司被开除或未经批准擅自离职者。
2）经指定医院体检不合格者。
3）未满16周岁的未成年公民。
4）品性恶劣，经其他公私营机构开除者（需有确凿证据）。
5）违法犯法吸食毒品者。
三、担保
1、经公司雇用的经济管理（财务人员）或认定其职务有必要提供担保者（仓库保管员、安全保卫员等）必须于到职前办理担保手续（经济担保，本地有正当职业、固定收入、固定资产的人士担保，合法有实力的团体担保）。
2、被担保人如有下列情形之一者，连带赔偿责任。
1）营私舞弊或其他不法行为使本公司造成损失者。
2）侵占、挪用公款、公物或损坏公物者。
3）窃取机密技术资料或财物者。
五、试用
1、本公司新进人员除特殊情况经总经理批准免予试用外，一律先经试用。
2、新进人员一般试用期为1－3个月，试用期表现特别优秀者，经直属主管呈报上级核准可缩短试用期限，但至少不少于原试用期的一半；若在试用期表现不佳者，可当场予以辞退。
3、新进人员试用期满后由行政部通知部门经理对其进行试用期考核，考核合格者由行政部办理转正手续；考核不合格者若有培训潜能可考虑延长试用期（最长2个月），否则予以辞退，且不得提出异议。
1 目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2 适用范围
适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3 职责
3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、**相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的'管理。
3.4 文件编制、审批、发布的权责
3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。
4.定义
4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，
4.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）
5.工作程序
5.1 文件的分类
5.1.1 文件属性分类
（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。
（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。
（4） 技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。
（5） 外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。
5.1.2 文件阶层分类
（1) 一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。
（2) 二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。
（3) 三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。
（4) 四阶文件：各记录表单、报表等。
1.目的
防止在服务过程中因公用设施和服务过程无标识或标识不当导致各类不合格的发生。
2.适用范围
适用于公司各部门的日常工作。
3.职责
3.1总经理或授权人负责公用设施、仓库内物资、重要、危险部位及其他服务过程标识的监察。
3.2部门主管和岗位责任人负责标识的安装和检查。
4.方法和过程控制
4.1公用设施的标识
4.1.1机电设备按各设备名称、设备责任人标识,标识牌挂(贴)在设备显眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防设施处设置相应消防标识。
4.1.3配电室、水泵房、泳池机房、监控中心、仓库、办公室、公共卫生间等部位在出入口上方或门上贴上有部门名称的标识。
4.1.4所有设备间出入门上应有'机房重地,非请勿进'的标识。
4.1.5所有阀门上应作上标识以确认阀门开闭状态。
4.1.6仓库内的物资名称和用途需挂贴于货架或物资上,并在库房门上贴'严禁烟火'的告示牌。
4.1.7楼层的标识贴于本楼层的`显着位置。
4.1.8在进天台的通道上应有'天台重地,非请勿进'的标识。
4.1.9变压器和高压环网柜上挂'高压危险,请勿靠*'告示牌。
4.1.10游泳池必须标明水的深度。
4.1.11天台显眼部位应挂贴'高空抛物,手下留人'等字样的警示牌。
4.2服务过程的标识
4.2.1高空作业时,在危险区域周边用警戒带圈出警戒区域,对区域内的财产要做好防护措施,并放置有'危险勿进','高空作业,注意安全'等字样的告示牌。
4.2.2配电设备维修时,必须在开关上挂'有人工作,禁止合闸'的告示牌。
4.2.3清洗办公室及其他较光滑位置的地面或天气潮湿时,应在显眼部位放置'小心地滑'的告示牌。
4.2.4在公共场所刷油漆时,如果油漆未干而现场又无工作人员时,应在显眼位置放置'油漆未干'告示牌。
4.2.5泳池、儿童娱乐设施、会所等设施暂停开放期间,在显眼部位挂放'暂停使用'告示牌,清洁时挂放'清洁中'字样的标识。
4.2.6维修公共卫生间设施时,应放置'维修中'或'停用'字样的告示牌。
4.2.7楼内保洁员在进行楼梯道、楼层保洁工作时,应在单元防盗门或明显位置悬挂'此区域在清洁中'字样的标识。
4.2.8对于其他有追溯性要求的服务过程(如一些清洁、保安、设备维护服务)标识,应通过制定明确的服务规范和做好质量记录予以实现。
4.3标识的管理
4.3.1各部门自行制作的标识,必须严格参照公司ci手册标识所规范的样式,所有ci手册所规范的标识,部门必须严格执行。
4.3.2各部门如需设置中英文对照标识,需将中文及译文内容报品质主管审批。
4.3.3如发现标识已经被污染、涂抹、撕毁、破损或已失去标识意义,应及时更换、替补或撤消。
4.3.4当设置标识的位置需要更改或撤销标识时,必须经总经理或授权品质主管同意后方可执行。
5.相关文件
《ci标识手册》
1.目的
对管辖区域内的危险作业进行监控,确保人身财产安全,杜绝事故发生。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
3.1公司总经理或相关授权人负责所辖区域内的危险作业的审批。
3.2相关主管(主办)具体负责危险作业的指挥监督和落实。
3.3现场安全员进行监护。
4.方法和过程控制
4.1本文件所称的危险作业是指在小区范围内进行的高空作业、物品吊装、大件物品(超长、超宽、超高等)搬运、湿滑场地作业、非水*场地作业以及重物搬运等操作。
4.2所有在管辖区域内公共场所进行的危险作业必须事先报公司总经理或相关授权人审批,批准后指定专人负责作业指挥、监护后方可进行。
4.3需要隔夜施工、对顾客出行造成不便或对小区有较大影响的危险作业必须至少提前一天发布有关通知,以便顾客提前准备。
4.4安全员在对危险作业进行指挥、监控时应首先注意自身安全。
4.5在危险作业进行前,安全员应对施工人员交代'安全第一、预防为主'的方针。
4.6危险作业的施工现场必须用警戒带圈出警戒区,并在明显位置放置如'高空作业,请勿靠*'等字样的标识。
4.7安全员必须维护好现场秩序,阻止无关人员进入施工区域。
4.8对于3米以上的.高空作业,应至少设一名安全监护员进行监控。
4.9对车辆、人行通道上方的高空作业,必须在通道两端放置警示标识,尽可能将通道临时封闭,指挥车辆行人绕行。
4.10在危险作业现场附*停放有车辆或其他重要设施时,应尽可能移走,确实无法移走时,应采取保护措施,避免造成不必要损失。
4.11安全员应监督高空作业人员是否系安全带、挂安全钩、戴安全帽、穿胶鞋。
4.12安全员应监督作业人员不可将吊绳、电缆等工作回线缠在身上。
4.13高空作业、吊装以及需四人以上的搬运重物,须设专人指挥。
4.14对过重的物品搬运应使用机械设备,防止对员工造成潜在的伤害。
4.15危险作业完毕后,负责监护的安全员应督促施工人员及时对现场进行清理,撤回警戒带和标识,并向审批人汇报工作结果。
5.支持性文件
jsnhwy7.0-12《安全管理程序》
jsnhwy7.0-12-05《突发性紧急事件现场处理办法》
6.质量记录和表格
《安全员巡查记录表》
《紧急事件处理记录表》
行政办公用品管理制度
第一章总则
第一条目的
为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控
制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办
公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。
第二章办公用品的分类
第三条行政办公物品的分类
行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。
1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在20xx元及以上的各种办公家具及办公设备。
2、办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在20xx元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。
3、办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。
第三章行政办公物品的管理职责
第四条行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责对
行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：
1、供应商选择及管理；
2、组织各部门行政物品管理程序监控；
3、年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；
4、行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；
5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责
日常维护和修理。
第五条部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的资产管理制度；各
部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产；
第六条资产使用人的主要职责：应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由
人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。
第四章行政办公物品采购
第七条办公用品采购
1、行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，
纳入公司的全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。
2、行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销，费用计入各部门
的年度预算执行台账。
3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由行政
部主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。
第八条办公类服务采购
办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。
1、行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。
2、各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在
公司行政部公布的服务供应商范围内选择。
第九条办公资产采购
1、办公资产采购计划
各部门历史需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。
2、实施采购
行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。
3、验收
行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采
购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由行政部统一保管。
第五章办公物品的`管理
第十条办公用品的配发
1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。
2、办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真
填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。
3、员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。第十一条办公资产的管理
1、资产调拨
部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。
2、资产报废
由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。
3、资产的租用、出租和外借
（1）公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用
部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。
（2）公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行
政部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。
4、办公资产的日常维护、维修
（1）行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。
（2）行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据
维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。
（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备
维修申请表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政部不予受理。
（4）行政部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维
修、更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》，资产使用部门负责人签字确认。
（5）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。
1目的
规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的`各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4档案资料借阅管理。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:
4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;
4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;
4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;
4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:
4.5.2.1负责制订档案保管期限表;
4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:
4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。
5相关文件和质量记录表格
5.1《档案管理制度》
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
5.4《文件借阅登记表》
一、收文
1、建立《收文登记表》，由办公室派专人进行文件收文处理。
2、实行收文登记批办制度，收文由秘书办理登记，填《公司收文批办单》，统一交办公室负责人，办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责，传达部门负责人办理。
3、办理文件的有关人员均应签字，有关工作完成后，将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的文件，经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。
4、各部门收到的.函件，应交办公室即时登记，交签字后2、3条处理。
5、各有关人员注意保密，不得泄露本公司机密。
二、发文
1、公司发文由有关部门起草，建立《发文登记表》，由办公室统一编号、发出。
2、每次发文须经总经理签字同意，并留底存栏。
3、各部门对公司所发的内部文件必须认真贯彻执行。
4、向上级单位呈报的文件，由办公室派专人，按公文传进程序进行。
5、监理项目中的一般业务文件，需要办公室打印的，需办公室主任签字批准。
三、文件查询
1、凡查询、复印、借阅文件，均需申请、登记。
2、凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件，只能在公司办公室查阅，允许复印的文件，不得带出公司，只能在公司复印。
(一)意义
(二)文件档案的类别与形式
公司文件档案包括以下各类别的'书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由**主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
1目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围
适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义
3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。 3.4外来文件：指xx于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责
4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 4.3文件编制、审批、发布的权责
4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。 4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。 5文件分级分类
5.1文件分级
5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。
5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。
5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。
5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。
6文件编号、标识与控制
6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间
注：各部门代号
部门代码部门代码部门代码部门代码 6.2文件的标识与控制
文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识; 长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;
一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。
7文件编制、审核、批准和发布
7.1行政文件与管理性文件的编制与审批
(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。
(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。 (3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的.通知/通告，由相关职能部门负责编制。
(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
7.2文件归档、发放、保管
7.2.1文件归档
(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。
(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。 7.2.2文件发放
公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放： (1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门; (2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门; (3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。
(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。
7.2.3文件保管与借阅
(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。 b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。 c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。
(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。
(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
7.3文件的更改与回收作废
7.3.1文件更改
(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。
(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。 (3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。
(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。
(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。 (6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。
7.4文件的作废与销毁
(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。
(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。
(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。 7.5外来文件管理
7.5.1外来文件接收与归口
(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。
(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。 (3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。
7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则： 文件密级发放、传阅范围
绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象
机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象
秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
一、适用范围
1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。
2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等
3、公司的请示与上级批复文件
4、公司各职能部门在工作中形成的`工作计划、总结、报告
5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司营业执照、税务登记证等重要文件
二、档案保管
1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。
2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。
3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
三、档案借阅
1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。
2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。
3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。
4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
四、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
五、档案保密
1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
(一)总则
为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。
(二)文件管理
内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。
(三)收文的管理
1、公文的签收凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登**收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。
2、公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。
3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由办公室文书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。
4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交回办公室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。文件阅完后,应送交办公室办公室文书,切忌横传。办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。
(四)发文的管理
1、发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。
2、公司下发文件主要用于:公布公司规章制度;公布公司体制机构变动或干部任免事项;公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;发布有关奖惩决定和通报;其他有关公司的重大事项。
3、公司上行文、外发文主要用于:对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。
(五)文件的'立卷与归档
1、凡下列文件统一分别由两办负责归档:
①上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;
②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;
③经理办公室各种专业例会记录;
④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
⑤有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;
⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;
⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;
⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;
⑨公司日志和大事记;⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
3、立卷要求文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。要坚持*时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。
4、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。
1、目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2、适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3、职责
3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4、相关文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理办法
5.1文件的产生
5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1受控文件
a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
——技术文件管理制度菁选
技术文件管理制度集锦15篇
在日新月异的现代社会中，很多地方都会使用到制度，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是小编为大家收集的技术文件管理制度，欢迎阅读与收藏。
本厂对二级维护、总成修理、整车修理的车辆实行维修前诊断检验、维修过程检验和竣工质量检验制度。质量检验人员具体负责制度的贯彻执行。
1.维修前诊断检验制度
1、在诊断检验前，质量检验员应主动告知车主出具《机动车维修记录》。
2、根据汽车技术档案的记录资料和驾驶员反映的车辆使用技术状况，质量检验员确定所需要的检测项目。
3、质量检验员针对每一检测项目实际进行检测，并依据检测结果和车辆实际技术状况进行故障诊断，以确定附加作业项目（二级维护）或维护和修理方案。
4、质量检验员将所诊断的.故障、维护和修理方案、维修项目等填写《机动车维修记录》，并根据检验情况填写《车辆进厂检验单》，并告知托修方，由拖修方签字确认。
5、调度人员将维修作业单下派车间，车辆进入作业车间。
2.汽车维修过程检验制度
1、过程检验实行自检、互检和专职检验相结合的"三检"制度。
2、检验内容为汽车或总成解体、清洗过程中的检验，主要零部件的检验，各总成组装、调试检验。
3、各检验人员根据分工，严格依据检验标准、检验方法认真检验，做好检验记录并填写《车辆维修过程检验单》。
4、经检验不合格的作业项目，需重新作业，不得进入下一道工序。
5、对于影响安全行车的零部件，一定要严格控制使用标准，对不符要求的零部件应予以维修或更换，及时通知前台，并协助前台向车主做好解释工作。
6、对于新购总成件，必须依据标准检验，杜绝假冒伪劣配件装入总成或车辆。
7、车辆维修完工，维修人员自检合格后，做好车辆清洁工作，并将车辆停放在竣工区域，通知总检进行竣工质量检验。
3.汽车维修竣工质量检验制度
1、汽车维修竣工质量检验由总检负责。
2、汽车维修竣工质量检验内容为整车检查、检测、路试、检测路试后的再检测及车辆验收。
3、修竣车辆竣工质量检验严格依据《汽车维护、检测、诊断技术规范》（GB/T18344-20xx）要求进行。首先进行整车外观和底盘检查，检查合格后进行路试，对于路试中所发生的不正常现象，要认真复查。路试合格后重新进行底盘检查，确保各项技术性能合格后，将有关内容记入《车辆维修竣工检验单》和《机动车维修记录》。
4、如是营运车辆，由总检告知送检员将车辆送往汽车综合性能检测站进行竣工质量检测。检测合格后，将车辆交付托修方。
1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。
2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。
3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。
4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。
5.作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的.加盖“作废留用章”后方可保留。
6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。
7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。
8.质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。
9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。
10.各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。
11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。
12.行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。
一、总则及范围
为了保持已有工艺技术文件的完整性,使之完全能指导生产,以保证质量和生产正常进行,避免混乱,特制定本标准。
本标准适用于技术文件管理。
二、管理业务与分工
1、技术部负责人:负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。
2、档案保管员:负责技术文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。
三、管理内容与要求
1、技术文件的种类
①法律法规及标准性文件
a.相关的法律法规
b.国家规定的产品标准及有关管理标准
c.相关的质量标准
②作业类文件
a.图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书;
b.工序质量表及质量控制点一览表
c.产品使用说明书
d.公司内所有设备使用说明书
e.设备使用说明书;
f.各种明细表。
③管理类文件
公司日常制定的'有关技术要求的通知、计划及规定等。
2、文件登记
①技术部必须建立【技术文件管理台账】,掌握本厂全部技术文件的情况。其台账至少包括:编号、名称、数量、文件编制时间、发布时间、发放部门及销毁情况。
②文件接收后,档案保管员应及时对文件进行分类编号并作记录,每月或者每季度将记录复印件送技术部,技术部根据记录及时掌握本厂技术文件动态。
3、文件的归档及保管
技术文件的保管由档案保管员按档案管理标准进行保管,厂内发行的技术文件,除按档案管理的要求进行管理外,尚须对储备待发的文件进行登记保管。
4、技术文件的复制与分发
技术文件的复制打印由技术部提出打印数字,但必须保证分布完毕后有一定储备。技术文件发送时,要备好【技术文件发放/领用表】进行文件名称、编号、日期等内容的登记,接收人员应在登记表上签收。
5、技术文件的借用
①质量管理类文件的借用应填写《文件借阅记录登记表》,
②作业类文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准,方可借阅。
6、技术文件的修改与审批
①当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时,由技术部该专业的工程师(或专业的业务负责人)分析确定是否需要修改。
②技术文件确定修改后,由技术部该专业工程师(或专业的业务负责人)填写【设计更改单】。
【设计更改单】应包括下列内容:
a.技术文件名称、编号、或图纸名称、图号;
b.更改理由;
c.会审意见、会审签名;
d.设计、工艺负责人签名;
e.修改内容和修改要求(以图纸和文档形式表现)。
③技术文件的审查与批准
一般性的内容更改只须将填好的【设计更改单】交技术部负责人进行审查和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改有技术部召集有关人员参加审定,会议通过审定后,由技术部负责人签字后交公司批准。
④档案管理员接到【设计更改单】后,应立即着手工作,更改时,必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性(图纸更改后的发放除执行发放规定外,应同时将旧图纸收回并登记)。
⑤技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档(在登记时应作出标记)。
7、技术文件的回收与销毁
技术部应及时掌握相关国家标准动态,及时更新,过期的应进行回收销毁。当新的技术文件进行分发时,分发人同时应将相应的旧文件进行回收,整理后由技术部决定对其进行归档或销毁。
维修技术资料、工艺文件管理制度之相关制度和职责
1、技术负责人负责收集汽车维修的`法律、法规和国家标准、行业标准以及相关技术标准，具备所承修车型相关维修技术标准和工艺文件，确保文件完整并及时更新，以上资料交由资料管理员保管。
2、资料管理员对所有资料进行分类编号，定期对资料进行盘点并做好记录，发现问题及时向领导汇报。
3、借用资料时，资料管理员应认真、完整地填写资料借用登记表。
4、借用人对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使用中出现的损坏现象，应主动向管理员说明，并酌情赔偿。
5、如资料遗失，将追究借用人责任，限期购回此书或及时复印此书，资料管理员对借用人进行遗失登记，当再次出现遗失情况，限制其使用权，并上报领导。
6、为保证资料内容清晰完整，翻阅资料时双手一定要洁净，凡出现资料破损，粘上油腻、不清洁将追究借用人责任，限制其使用权。
文件及技术档案管理工作,是工程施工的延续,但常常因项目经理部的解散、人员调动等原因而滞后,为了使本项目在该方面的管理工作上一个新台阶,同时为以后的工作提供依据,体现'重生产同样重技术档案管理'的方针,实现生产和内业双丰收,特制定文件、技术档案管理制度。
(1)文件及技术档案管理的任务、意义
①文件及技术档案管理的任务是
按照一定的原则和要求,系统地收集记述工程建设全过程中具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料,并按归档制度加以分类整理,以便完工验收后,完整地移交给有关技术档案管理部门。
②文件及技术档案管理的意义是
可以保证技术文件的完整性、正确性和及时性,组织有序的交流,及时满足施工生产的需要,出了问题,有据可查,从而起到稳定正常生产的作用。
(2)文件及技术档案管理制度
①文件管理制度
施工过程中发生的往来文件,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20xx 的要求进行专门管理,并形成硬性规定,并由此建立文件管理制度。
②技术档案管理制度
施工过程中产生的技术资料,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20xx 的要求进行专门管理,并形成制度贯彻落实。
(3)文件及技术档案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及编目:是在文件全面收集基础上,对来文或发文进行科学地分类和有秩序地排列。分类应根据文件的行文类别区分。同时按文件的`收发时间编制目录,该受控的要建立受控文件清单并加盖受控章。
②技术档案管理办法
a、收集:由项目经理部工程管理部统一管理。
b、整理及编目:是在技术档案材料全面收集基础上,对技术档案材料进行科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身的自然形成规律进行。工程技术档案分类,原则上按工程项目划分,使同一项工程的技术档案都集中在一起,以便能够反映该项目工程的全貌。而每一类别下,又可按专业分为若干类。编目方针为能够揭示技术档案的内容和他们之间联系,便于检查。
(4)交工验收及资料整理
①建立技术资料复核制,来源于施工过程中的资料,必须现场填写且有人复核,决不允许一人一填到底,更不容许事后补填,且资料能够反映工程实际。
②交工验收资料的整理,要从工程施工一开始就着手抓,先化整为零,再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的统一。
③加强交工验收及资料整理的管理工作,彻底根治此方面滞后的弊病。
(5)竣工资料整理、竣工图绘制
①在交工资料的基础上,进一步完善成竣工资料,摒弃持久战。
②每一分项工程完成后,要随即把施工中变更的部分用铅笔描绘在原施工图纸上,并注明变更的依据及日期等。
③把竣工资料的整理及竣工图绘制与项目经理的业绩挂钩,作为奖罚的依据之一。
技术文件是指公司的产品设计图纸,各种技术标准、技术档案和技术资料。
一、技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据,必须加强管理,切实做好各种技术文件的登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密工作。
保证技术文件的完整,准确清晰、统一等。
二、技术文件的制订,按各有关管理细则及有关技术标准及资料执行。
并严格执行逐级会审,会签制度。
三、技术文件的修改必须按级、按各职能部门的业务分管范围执行。
四、技术文件修改前,负责修改部门要提出修改理由及具体内容,交有关领导审批。
五、修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续,填发更改通知书。
