1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
3、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
4、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
5、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。
6、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
7、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。
8、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。
9、1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。
10、2 人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。
11、5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。
12、奖惩材料
13、任免、升降、调薪等材料
14、其它材料
15、基础管理
16、2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
17、9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
18、档案资料按统一分类大纲进行分类、编目、划定保管期限限、密级。
19、保持好库的温湿度，经常检查调整，按规定填写温湿度记录。
20、学校制定的安全管理计划各种安全管理制度，突发安全事故应急预案和组织领导机构等材料都要装订归档。
21、对于突发安全事故，应同步介入收集相关材料归档备查。
22、学校每周的安全值班记录要装订好后归档管理。
23、管理人员随时搞好安全档案的保管，注意防盗、防火、防蛀、防潮湿、防遗火。
24、管理人员随时注意收集整理安全管理材料并及时归档。若发生遗漏和失误要追究管理者的责任。
25、管理人员有权向安全事故处理小组提供有关方面的材料依据和被认可的证明材料。
26、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。
27、立卷归档的要求。归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，存档时由档案管理人员审查核定。
28、各业务科室向局档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。
29、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料
30、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)
31、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);
32、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。
33、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。
34、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
35、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
36、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
37、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。
38、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
39、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。
40、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
——档案资料管理制度 40句菁华
1、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
2、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
3、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
4、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
5、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
6、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。
7、各校和全县学生学业成绩统计资料。
8、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;
9、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;
10、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
11、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
12、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
13、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
14、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
15、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
16、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。
17、组织本单位人员学*档案法规，执行局档案工作的规章制度。
18、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
19、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。
20、负责档案库房各项制度的落实。
21、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
22、凡本部门在各项活动中构成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
23、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
24、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
25、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
26、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
27、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
28、重要的名册、登记表。
29、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
30、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
31、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局会议记录等）须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。
32、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。
33、复制后要及时进行登记。
34、统计方法。档案统计工作，务必把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水*。
35、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
36、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。
37、1档案的归档
38、2.5所有档案资料划分四个密级:普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见<保密制度>。
39、1本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。
40、3本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。
——人事档案资料管理制度3篇
第一章总则
第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。
第二条 员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。
第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我司的实际情况制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。
第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。
第二章 人事档案归档范围和要求
第五条归档范围
(一)在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。
(二)鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料;民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料等。
(三)审计工作中涉及个人的有关处分材料。
(四)**教育(大中专)、党校、学生(学员)登记表、考生登记表、学*成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学*鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。
(五)评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。
(六)政审工作中形成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料;个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。
(八)党、团组织建设工作中形成的有关材料：
1、**入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料;取消预备党员资格的组织意见，*材料。
2、**青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。
3、加入*的有关材料。
(九)表彰奖励活动中形成的有关材料：
劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料;处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查)报告，本人检查、交待、对处分决定的意见;撤消处分的有关材料;法院判决书;复查甄别报告，决定(结论)、上级批复等。
(十一)任免、调动、军队干部转业安置工作中形成的有关材料：任免审批表;考察材料;军队转业干部审批表;授予(晋升)军(警)衔审批表;转业鉴定;定职、定级材料;离退休审批表等材料。
(十二)考试录用形成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。
(十三)办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表;享受专家特殊津贴的呈报表;解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。
(十四)办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料：因公出国(出境)审批表、备案表;因私出国(出境)审批表等材料。
(十五)参加区县级以上(包括区县级)党代会、人代会、*会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及*代表会议的代表登记表等。
(十六)健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。
(十七)其它起重要依据作用的材料。
第六条收集方法
(一)为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案的内容。
(二)建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。
(三)有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。
(四)人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。
一、目的
为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。
二、范围
本制度适用于对公司人事档案的执行管理。
三、职责
3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。
3.2 人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。
3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。
3.4 集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。
四、人事档案管理的内容
4.1 员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具**置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。
4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。
4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。
4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。
4.2 检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。
4.3 转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。
4.4 保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
4.5 统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。
4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。
4.5.2 人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。
五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。
——学校消防安全档案管理制度 40句菁华
1、加强全校师生的消防安全教育，提高师生员工自觉履行消防安全责任、爱护消防设施，做到人人都知道火灾报警电话(119)，人人都了解熟知消防自护自救常识和逃生技能。
2、学生宿舍内严禁使用明火，禁止使用电炉、热得快、蜡烛、蚊香等，严禁吸烟，私拉乱接电线，严禁私自接用任何家用电器。
3、教学楼、办公楼、学生宿舍楼安全出口、疏散通道保持畅通，安全疏散指示标志明显、应急照明完好。
4、学生聚集场所不得用耐火等级低的材料装修。禁止携带烟花、爆竹、火柴等易燃易爆物品进入校园及在校园的任何地方燃放烟花、爆竹等。
5、图书室、实验室、计算机室、档案室等场所，严禁吸烟及使用明火，下班后工作人员要及时关好门窗，确保安全。
6、消防栓、防火器材等消防设施，要人人爱护。任何人不得随意移动和损坏，违者要严肃处理。
7、学生宿舍内严禁使用明火，禁止烧电炉、点燃蜡烛、蚊香，严禁吸烟，严禁私拉乱接电线。不准私自接用任何家用电器。
8、学校内住户使用煤气，要掌握正确使用方法，注意防漏气、防爆、防火，使用后要关好气阀，确保安全。
9、定期组织师生学*消防法规和各项规章制度，做到依法治火。
10、消防工作归口管理职能部门每日对公司进行防火巡查。每月对单位进行一次防火检查并复查追踪改善。
11、检查中发现火灾隐患，检查人员应填写防火检查记录，并按照规定，要求有关人员在记录上签名。
12、应保持疏散通道、安全出口畅通，严禁占用疏散通道，严禁在安全出口或疏散通道上安装栅栏等影响疏散的障碍物。
13、消防设施及消防设备的技术性能的维修保养和定期技术检测由消防工作归口管理部门负责，设专职管理员每日按时检查了解消防设备的运行情况。查看运行记录，听取值班人员意见，发现异常及时安排维修，使设备保持完好的技术状态。
14、消防器材管理：
15、在防火安全检查中，应对所发现的火灾隐患进行逐项登记，并将隐患情况限期整改，同时要做好隐患整改情况记录。
16、用电安全管理：
17、库存物品应当分类储存。
18、要结合对消防设施、设备、器材维护检查，有计划地对每个义务消防员进行轮训，使每个人都具有实际操作技能。
19、按照灭火和应急疏散预案每半年进行一次演练，并结合实际不断完善预案。
20、演练结束后**开讲评会，认真总结预案演练的情况，发现不足之处应及时修改和完善预案。
21、电器设备负荷应严格按照标准执行，接头牢固，绝缘良好，保险装置合格、正常并具备良好的接地，接地电阻应严格按照电气施工要求测试。
22、对造成消防安全事故的责任人，将依据所造成后果的严重性予以不同的处理，除已达到依照国家《治安管理处罚条例》或已够追究刑事责任的事故责任人将依法移送国家有关部门处理外，根据本单位的规定，对下列行为予以处罚：
23、按照消防管理规定配备一定消防设施和器材，并加强管理，爱护消防设施设备，要经常检查学校水、电、气等设备。经常检修电路和各种电器，保证学校不因电路问题和用电器故障等引起火灾。
24、严禁在学校库房、实验室、微机室、等地吸烟和乱扔烟头。严禁在办公室内私自应用电热饼和电热玻璃插座等电器设备，预防火灾发生。
25、做到安全用电，严禁在学校内违章乱搭用电线路，预防因电线老化而导致火灾。
26、严禁在学校教室、办公室使用蜡烛、油灯等照明。
27、设置消防安全标志，定期组织检验、维修，确保消防设施和器材完好有效。保证疏散通道、安全出口畅通，并设置符合国家规定的消防安全疏散标志。
28、危险作业如动火、登高、进入密闭场地等须事先申请危险作业许可证;
29、不是自已分管或使用的设备，未经主管批准，不准使用;
30、不准在电机的开关、消防器具放置场所及进出口等放置货物;
31、非电工不准乱动电气设备，不准直接将电线插入插座接驳电源，车间不准使用万能插座;
32、每条安全通道装上标志牌，每人每个部室配置灭火器，保证消防设施、设备完好、有效。
33、不得将带有火种的杂物丢入垃圾桶，严禁在校内烧废纸杂物。
34、制定公司的防火安全制度。
35、其他对消防工作有贡献的。
36、超市消防工作以贯彻“预防为主，消防结合”的方针，根据商场的特殊性，实行由店总经理到各班岗位的逐级防火责任制原则：即“谁主管、谁负责，谁在岗，谁负责”。
37、防火督察组负责商场防火宣传，收集有关的消防信息，制定宣传计划，布置宣传内容。
38、商场内所有员工必须接受消防知识的培训、教育，参加灭火技能训练，遵守《消防安全培训管理规定》。
39、商场必须成立义务消防队，防损部所有的防损员为义务消防队员，其余各部门的消防骨干为义务消防队员，义务消防队必须参加消防知识的学*，接受防火技能训练，防火督察组负责义务消防的培训、教育工作。
40、消防安全领导小组，每年不得少于一次组织所有员工参加消防学*，防火督察组负责制定消防演*方案，即《火灾应急方案》、《人员疏散计划》等，要求全员动员，责任到人。
——文件资料归档管理制度 40句菁华
1、应当归档的文件材料必须由学校各部门或承办人员收集齐全，交档案室或档案人员，进行整理、归档、集中管理，任何个人都不得据为已有或者拒绝归档。
2、收归档件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下归档时，明确份数，严格履行归档登记（签字）手续。
3、传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。
4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。
5、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工作，事先要把文件交清。
6、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。
7、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
8、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
9、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。
10、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。
11、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。
12、开发设计阶段3360原理图、打印布局、产品编程手册、机械原理图、编程设备刻录文件、可编程设备源代码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计审查记录表
13、产品调试阶段3360产品调试手册、产品焊接明细表、产品调试记录、产品验证记录
14、在产品开发的每个阶段，设计师都必须及时提交设计文件并保存在公司的服务器上。每当设计文件发生重大更改时，设计师都必须重新提交文件，更新服务器上的文件，确保开发工作的可靠性。
15、技术文档必须在标题栏的编号、名称、日期、设计、校对、审计、批准等栏中签名完备，签名不完善的技术文档不能用于存档。
16、对借来的文件不能私自印刷、传阅，不能泄露借来的文件的秘密。
17、如果有特殊情况，需要将文件转交他人或携带，必须得到相关领导的批准。
18、文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。
19、作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。
20、质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。
21、行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。
22、医院下发的重要文件,各病区、科室应及时传达贯彻,病区负责人或科室主任签字,并在规定时间上交院办公室归档备查。
23、竣工验收文件包括竣工验收鉴定书、竣工验收报告、交工验收申请、批准文件。
24、变更设计文件类包括变更会议纪要、工程变更设计申请表、变更令，应分合同按顺序归档。
25、医院办公室主任负责对各类收文的审阅,并按文件性质送有关主管领导或部门传阅和执行。院级领导批阅一般文件不超过三天,重要文件立即批阅。
26、院办文秘人员负责对文件批转及执行过程中的督促、检查,有权对延误工作的部门提出批评。
27、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
28、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
29、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
30、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。
31、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。
32、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系後再分转处理。
33、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意後，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
34、党委、厂部下归档件主要用於：
35、各单位元需要归档，应事先分别向党委、厂部提出申请；
36、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
37、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；
38、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。
39、文件发送之前应加盖学院相应的公章。
40、公文的阅批与分转
——档案安全的管理制度 40句菁华
1、办公室在学年之后装订好文件、通知档案；年度考核之后的资料存档；其它资料的存档。
2、团总支每期的活动资料归档；组织学生社会实践活动的资料归档；组织建设归档；其它相关资料的归档。
3、各类通知、文件应先送到办公室，然后分发到各部门。
4、部门的各种资料聘及时归类装订存档。
5、负责单位文书、教学、教育、会计、后勤材料的收集、整理、保存、统计、利用和鉴定销毁工作。
6、凡学校工作中形成的具有保存价值的`文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档。任何部门和个人不得擅自处理。
7、学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限。
8、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处理结果。
9、外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。
10、严格执行档案安全保管和保密工作责任制。管理人员对全校档案的保管和保密工作负责；
11、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。
12、学校的常规管理资料和财会档案注重*时收集，一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。
13、档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、防光、防盗，确保档案安全。
14、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
15、凡未经整理，登记完毕的档案，一律不外借。
16、严守有关保密守则。
17、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。
18、档案室应有专人专管，非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启。
19、建立档案统计台帐，对收进、移出的.档案资料做到帐物相符。
20、学校自查安全隐患、整改措施、落实情况等材料必须及时归档。
21、对于突发安全事故，应同步介入收集相关材料归档备查。
22、管理人员随时搞好安全档案的保管，注意防盗、防火、防蛀、防潮湿、防遗火。
23、管理人员随时注意收集整理安全管理材料并及时归档。若发生遗漏和失误要追究管理者的责任。
24、管理人员有权向安全事故处理小组提供有关方面的材料依据和被认可的证明材料。
25、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处；档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。
26、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。
27、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。
28、本单位人员查阅涉入本单位机密的有关档案，须经领导批准后方可查阅。
29、查、借档案者必须认真填写借阅登记簿。
30、档案移交时应将目录卡片等检索工具及编制的组织沿革、全宗介绍、文件汇编、参考资料等随同一起移交。
31、每年将有保存价值的文件材料，按照“年度——机构——问题”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。
32、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好*时原始数据登记工作，注意积累统计资料。
33、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录。
34、逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化。
35、档案的整理必须便于保管和利用。
36、首先办理查阅或借阅手续，外单位查阅或借阅须持介绍信和领导批准手续。
37、外单位借阅档案资料需持介绍信,经主管经理批准后,方能查阅.
38、借阅档案资料要妥善保管,不得勾划、涂改、圈点、裁剪、损坏,否则取消借阅权.对于将档案丢失者要追究责任.
39、查阅档案的部门,要及时将利用效果登记册内.
40、借阅制度，搞好借阅、查阅、入库、发放登记工作。
——档案安全管理制度 40句菁华
1、借阅档案资料要妥善保管，不得勾划、涂改、圈点、裁剪、损坏，否则取消借阅权.对于将档案丢失者要追究责任。
2、保护档案库的清洁，经常检查，发现问题要及时请示处理。
3、借阅制度，搞好借阅、查阅、入库、发放登记工作。
4、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。
5、归档的文件材料要完整、系统、准确。
6、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
7、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
8、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
9、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
10、不准转借，必须专人专用。
11、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
12、机关工作人员外出学*、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
13、借阅各项档案人员必须遵守保密制度,不得转让他人使用.
14、1行政部为公司档案管理的牵头部门。
15、1.3部门制定的各类规章制度、总结、报告及需要归档的其它文件。
16、2.2档案管理部门在收到有关归档资料后,应根据其内容,对其价值进行鉴定,确定是否存档。每年六月底前,各档案管理部门应完成上年归档资料的清理和归档工作。无归档和存查价值的文件资料,经过技术人员鉴定和副总经理批准后可以定期销毁。凡应存档文件,应按内容进行分类、组卷、装订、编号上架,并编制检索工具,以便于查找利用。
17、4.4档案人员必须认真执行《档案法》、《保密法》,确保党和国家及本单位涉密工作的安全。
18、4.6严禁将档案机密材料带入公共娱乐场所、探亲访友;严禁丢失或泄密。如发生失泄密事件,应立即向领导报告并采取补救措施。
19、6.3库房应安装调温调湿设备,保持室内温度、湿度相对稳定(一般温度14℃-24℃;湿度45%-60%)。
20、7.1人事档案、文书档案室、技术资料室、财务档案室都是重点防火部位。
21、7.3档案室不准吸烟、动火、不准使用电炉,照明灯不得超过60瓦,下班或人不在时作到人走电断、灯灭。
22、7.5闲散无关人员不得进入档案室。
23、在办公室主任的领导下，负责档案室的全面工作。
24、负责制订档案工作的工作计划、管理办法、规章制度等档案工作规范。
25、10电器设备检测记录
26、接收档案时要坚持严格按照有关规定的标准执行,保证安全档案的质量,使安全档案符合档案管理标准化、规范化和现代化的需要。
27、要定期接收现行机关的档案和有关资料。
28、利用者在查阅要爱护档案资料,不得污损、圈划、涂改、折角、拆卷或撕页。
29、1.2 安全生产教育培训台账包括以下方面内容：
30、1.7.3日常、综合性安全检查及考核记录（或安全检查表）；
31、1.9 生产安全事故管理档案包括以下方面内容：
32、1.12法律法规规定的其他需要记录、建立台账的内容。能够证明安全生产过程管理的其他记录资料等。
33、2.3各项目部安全生产档案（台账）应分类存档，按时间顺序（以年度为界），每年年终将安全生产档案（台账）装订成册；
34、3.4记录填写应与运行活动同步进行，不得后补或编造。
35、5.2记录表格需经部门负责人同意后，方可使用或复制，并由各部相关部门记录管理人负责登记发放。
36、6.1记录如超过保存期限或其他特殊情况需要销毁时，由各相关部门记录管理人填写《文件销毁申请单》，交部门负责人审核，经安全管理部确认，由记录使用部门标记过期或执行销毁。同时在“在档记录清单”上注明销毁的项目、方式、数量等信息。
37、7.2记录应存放于通风、干燥的地方，所有记录保持清洁，字迹清晰。不得丢失或破坏、防止泄密。
38、2按照公司《安全生产、职业健康及消防工作责任书》涉及安全生产档案、台账、记录管理工作的内容进行检查考核。
39、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；
40、档案保管
——档案资料归档管理制度 40句菁华
1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。
3、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。
4、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。
5、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。
6、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。
7、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。
8、存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。
9、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。
10、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
11、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
13、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
14、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
15、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。
16、2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。
17、4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
18、文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。
19、行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。
20、3文件编制、审批、发布的权责
21、3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
22、需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。
23、存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
24、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
25、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
26、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
27、资料管理员对所有资料进行分类编号，定期对资料进行盘点并做好记录，发现问题及时向领导汇报。
28、如资料遗失，将追究借用人责任，限期购回此书或及时复印此书，资料管理员对借用人进行遗失登记，当再次出现遗失情况，限制其使用权，并上报领导。
29、对机动车进行二级维护、总成修理、整车维修的，资料管理人员须及时建立维修档案。
30、机动车维修档案保存期两年。
31、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
32、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
33、文件打印完毕后加盖学校公章。对于学校内部发文，可以采用内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保存。
34、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，按照文件编号顺序完整保存并定期整理（一学年）。
35、学校办公室及学校打印室工作人员有对学校有关文件保密的义务和职责。
36、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。
37、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
38、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
39、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
40、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
