1、完整性。一个组织的管理制度，必须包含所有执行事项，不能有所遗漏，如发现或新的执行事项产生，应相应的制定管理制度，确保所有事项“有法可依”；
2、首先办理查阅或借阅手续，外单位查阅或借阅须持介绍信和领导批准手续。
3、查阅或借阅时，严禁吸烟、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染档案。
4、清销之前，首先由管理员定期和不定期对档案进行统计，如发现确实因污染、损坏等原因造成无使用保留价值，经鉴定小组的鉴定同意后方可清销。
5、要遵守保密规定，坚持杜绝任意和自销毁文件或卖给废物收购站。
6、档案实行专人管理，管理严格保管档案箱、橱钥匙，不得带至办公室外，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。
7、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处；档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。
8、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。
9、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。
10、档案归还时，档案工作人员应清点无误后签收，发现问题要查明原因，报领导处理。
11、对鉴定后需要销毁的档案，必须办理批准手续，写出书面报告，编制销毁清册，报有关领导批准。
12、各处室归档的案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架。
13、对档案的利用要及时登记。
14、档案工作应列入学校和各部门工作计划，并列入有关人员的职责范围及工作标准。
15、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。
16、档案库房需保持适宜温湿度，适时通风降温。
17、档案库房须安装防盗门，防盗窗和双保险锁，库房照明必须使用白炽灯。
18、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。
19、积极开展档案的利用工作，改善服务态度，提高服务质量，满足各方面的查档需求，充分发挥档案在社会主义两个文明建设中的作用。
20、档案人员要熟悉家底，了解需求，掌握规律，做到主动、及时、准确提供利用。
21、利用者必须遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交档案室保存。
22、档案专（兼）职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点后，交予新的负责档案工作的专（兼）职人员。
23、每部门的档案应做到条理清晰、分类明确、装订规范。
24、人事管理。
25、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
26、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
27、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。
28、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
29、档案柜所在办公室严禁吸烟。
30、3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。
31、3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。
32、1计划性文件资料
33、4公司的重大决议
34、5总结性文件
35、1档案的收集
36、1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。
37、2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。
38、3立卷归档的要求
39、3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。
40、3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有条件，并保持其完好无损。
41、1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
42、2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。
43、5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
44、7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
45、查阅和摘抄教师业务档案需经领导批准，管理员不得泄露档案中的有关内容。
46、教师调离学校时其业务档案并入本人人事档案随调，学校教务处可保留其业务档案的复印件作为教学资料妥善保存。若有单位外调情况时，凭介绍信允许抄录。
47、教师业务档案是记载衡量教师教学工作实绩和水*的原始资料，也是教师晋级、提干、职称评定的重要依据，应严格手续，认真对待，不得弄虚作假、含糊敷衍或丢失。
48、档案资料在收发借用档案销毁的各个环节，必须严格注册。
49、收发和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。
50、档案工作人员离职时，应根据档案目录清单进行工作交接，并根据档案目录清单与现有档案进行核对，若档案不一致，会对公司造成损失，并根据情节对负责人进行轻微处罚。
——文件归档管理制度 40句菁华
1、排它性。某种管理原则或管理方法一旦形成制度，与之相抵触的其他做法均不能实行; 特定范围内的普遍适用性。各种管理制度都有自己特定的适用范围，在这个范围内，所有同类事情，均需按此制度办理;
2、相对稳定性。管理制度一旦制定，在一般时间内不能轻易变更，否则无法保证其权威性。这种稳定性是相对的，当现行制度不符合变化了的实际情况时，又需要及时修订。
3、档案的整理必须便于保管和利用。
4、档案实行专人管理，管理严格保管档案箱、橱钥匙，不得带至办公室外，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。
5、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。
6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。
7、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。
8、本单位人员查阅涉入本单位机密的有关档案，须经领导批准后方可查阅。
9、按期对档案保管满15年的短期档案进行鉴定工作。
10、对鉴定后需要销毁的档案，必须办理批准手续，写出书面报告，编制销毁清册，报有关领导批准。
11、档案人员调动工作时，也必须办理上述移交手续，并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位。
12、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。
13、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。
14、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录。
15、上级机关颁发的与本单位直接有关系的学年或学期指导性文件。
16、各年级组、班主任、教研组、个人的学年或学期工作计划、总结、论文、获奖材料等。
17、其他与教学活动有关的重要资料。
18、严守党和国家有关保密工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。
19、严禁私自将档案资料带出档案室，需保密的档案资料的借阅，必须履行审批手续。
20、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。
21、学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。
22、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。
23、档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，办理借阅手续，方可借出。但必须按期归还。如超过规定时间还需借用，应办理续借手续。
24、办公室在学年之后装订好文件、通知档案；年度考核之后的资料存档；其它资料的存档。
25、德育处每期的纪律卫生检查资料归档；班级评比、评优选好的资料归档；德育活动归档；班主任工作笔记、计划的归档；其它相关资料的归档。
26、财会档案。
27、外来文件。
28、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。
29、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。
30、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。
31、6凭证性材料
32、10声像制品资料
33、1档案的收集
34、1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。
35、3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。
36、3.9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
37、3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
38、6文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
39、收发和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。
40、档案工作人员离职时，应根据档案目录清单进行工作交接，并根据档案目录清单与现有档案进行核对，若档案不一致，会对公司造成损失，并根据情节对负责人进行轻微处罚。
——公司的文件管理制度 50句
1、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。
2、存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。
3、1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
4、3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
5、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。
6、开发计划阶段：方案设计、设计开发计划书、检验要求。
7、1发文统一使用以上文件类别之一。
8、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名:落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。
9、9.1一般应写发文日期；
10、8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。
11、9对外发文格式
12、各相关负责人负责技术文件的审查和批准。技术文件编制必须严格执行编制、校对、审查三级把关制度。明确各级责任、权利、利益。
13、归档文件时要填写《设计项目归档资料清单》，对归档文件进行实际完整的规范性检查，合格后才能归档。
14、保守*,发现遗失文件、材料和泄密事件,要及时查明原因,并进行追查、处理。
15、医院下发的重要文件,各病区、科室应及时传达贯彻,病区负责人或科室主任签字,并在规定时间上交院办公室归档备查。
16、试验资料类由试验专业工程师统一收集整理归档，测量资料类由测量专业工程师统一收集整理归档，质检资料由各合同组长统一收集整理归档，质量文件类由综合组统一收集整理归档。
17、公文的阅批与分转
18、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
19、根据汽车技术档案的记录资料和驾驶员反映的车辆使用技术状况，质量检验员确定所需要的检测项目。
20、对于影响安全行车的零部件，一定要严格控制使用标准，对不符要求的零部件应予以维修或更换，及时通知前台，并协助前台向车主做好解释工作。
21、对于新购总成件，必须依据标准检验，杜绝假冒伪劣配件装入总成或车辆。
22、总检员对二级维护以上竣工出厂车辆，签发机动车维修竣工出厂合格证。
23、文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。
24、归档的公司文件未经公司经理同意不得外借;
25、3安全标准化文件的编号规则：
26、2各部门负责编制的安全标准化文件由各单位自行起草，生产技术处负责人审核后报请主管领导，公司总经理批准。
27、1．2一般的安全文件，由拟定文件部门，按文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息*台发放到相关部门或本部门，相关部门或本部门应及时查阅，获取存档。
28、1经批准的文件应按文件的编号规则予以编号登记。文件起草部门应将文件原稿和批文交办公室保存。以媒体形式存放文件应加密/将磁盘标识存档。
29、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。
30、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；
31、档案销毁
32、3.1档案应入柜上架,科学排列,避免暴露和捆扎堆放。
33、检查部门应将检查情况及时通知受检部门，若发现本部门存在火灾隐患，应及时整改。
34、易燃易爆危险物品应分类、分项储存。化学性质相抵触或灭火方法不同的易燃易爆化学物品，应分库存放。
35、应按制定的预案，至少每半年进行一次演练。
36、演练结束后**开讲评会，认真总结预案演练的情况，发现不足之处应及时修改和完善预案。
37、奖惩材料
38、其它材料
39、按照上级要求，报送本局档案情况。
40、凡查阅不宜公开的秘密以上的档案材料，要严格履行手续，不准随便摘抄，复制和补传。
41、重视并加强档案人员的政治思想业务工作，经常了解干部的思想和业务情况，开展两个文明和民族团结，社会主义思想教育，抓好专业学*，使他们在政治素质和业务素质上不断的有所提高。
42、员工办理转正手续时
43、2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。
44、2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。
45、4.5人事档案调动：
46、5.1.3档案中的个人资料只用于公司办理相关事务，原则上人力资源部人事劳动关系管理员不对个人提供档案办理其它事务(如照片、身份证复印件、学历证复印件等)。
47、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。
48、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
49、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。
50、为有关部门提供干部的情况；
——公司的文件管理制度 60句菁华
1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。
2、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
3、开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
4、产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
5、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。
6、4文件编制、审批、发布的权责
7、4.2财务部负责制定公司财务管理制度文件。
8、5质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。
9、保存时，要保持文件的完整性。
10、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。
11、1总经理负责公司所有对外发文审批。
12、3《对外发文登记表》
13、为规范公司技术文件管理，明确文件编制的准确性、完整性、技术文件编制、签名、变更、保存等相关资料，确保技术文件的准确性和有效管理，特制定本制度。
14、技术文件由技术开发部等相关部门编制，各部门要对技术文件的准确性、合理性负责。
15、凡收文、发文、文电、公函等文件及外出开会、检查工作带回的文件资料均需交院办公室登记。
16、月报及工程总结包括月形象进度报表，监理月报，年中、终及最终工程总结报告。
17、文件的传阅与催办
18、借用人对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使用中出现的损坏现象，应主动向管理员说明，并酌情赔偿。
19、根据汽车技术档案的记录资料和驾驶员反映的车辆使用技术状况，质量检验员确定所需要的检测项目。
20、对于新购总成件，必须依据标准检验，杜绝假冒伪劣配件装入总成或车辆。
21、档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。
22、公司内发或传阅文件的具体要求
23、归档的公司文件未经公司经理同意不得外借;
24、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，按照文件编号顺序完整保存并定期整理（一学年）。
25、安全标准化文件的分类、编号
26、3.2国家行业地方等标准采用原编号。
27、安全标准化文件的编制
28、1安全标准化文件草稿编制结束后，生产技术处应将草稿发放到相关部门，或组织相关部门、人员讨论，广泛征求各部门人员的意见。
29、1文件使用人的受控文件破损严重影响使用时，应向办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。补发新文件，分发号不变。
30、3.4当发生事故时，工艺技术材料等发生变更时。
31、3安全标准化文件经修改后应注明修改状态，自0开始顺序编号，修改页超过2/3时应换版。
32、1.7安全设施检测、校验报告、记录等。
33、2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证档案的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用。
34、2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化,应层次分明,编写页码,填写卷内文件资料目录。
35、因工作需要职员换岗前必须进行再教育培训（主要是研发及品质对设备的使用培训）。
36、公司应保持疏散通道、安全出口畅通，严禁占用疏散通道，严禁在安全出口或疏散通道上安装栅栏等影响疏散的障碍物。
37、熟悉并掌握各类消防设施的使用性能，保证扑救火灾过程中操作有序、准确迅速。
38、消防设施及消防设备的技术性能的维修保养和定期技术检测由安全管理部门负责，发现异常及时安排维修，使设备保持完好的技术状态。
39、用电安全管理：
40、易燃易爆危险物品应有专用的库房，配备必要的消防器材设施，仓管人员必须由消防安全培训合格的人员担任。
41、按照灭火和应急疏散预案每半年进行一次演练，并结合实际不断完善预案。
42、应按规定正确安装、使用电器设备，相关人员必须经必要的培训，获得相关部门核发的有效证书方可操作。各类设备均需具备法律、法规规定的有效合格证明并经维修部确认后方可投入使用，禁止使用无厂家、无生产许可证、无产品质量检验合格证及国家明令淘汰的电气设备。电气设备应由持证人员定期进行检查（至少每月一次）。
43、防雷、防静电设施定期检查、检测，每季度至少检查一次、每年至少检测一次并记录。
44、事故查清后，应及时拟定改进措施，提出对事故责任者的处理意见，填写“职工伤亡事故报告表”报送安监部门。
45、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。
46、聘用合同
47、任免、升降、调薪等材料
48、每季度要核对一次档案顺序号，发现编错号或放错位置的要及时纠正，按照登记检查档案，发现缺少及时查找。
49、档案统计是了解和掌握档案形成、管理、利用情况和档案发展的重要手段，档案人员要慎重对待，认真抓好。
50、确因工作需要、查阅档案时，须主管领导批准办理登记手续。一般只限在档案室查阅，如有特殊情况外借时，应按要求限其归还。
51、档案进出库要有登记和交接手续，不能“账目不清”以免造成档案泄密，丢失的漏洞。
——档案文件管理制度 40句菁华
1、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。
2、立卷归档
3、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。
4、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。
5、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。
6、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。
7、开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。
8、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
9、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。
10、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。
11、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。
12、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。
13、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。
14、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。
15、1总经理负责公司所有对外发文审批。
16、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。
17、5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。
18、质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。
19、各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。
20、质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。
21、1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
22、1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。
23、要对文件的内容、份数、标题等逐一核对，如发现不符应及时向上级报告。
24、需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。
25、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
26、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
27、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
28、各班组每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料，由办公室按规定处理。
29、机动车维修档案保存期两年。
30、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
31、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
32、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
33、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
34、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
35、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
36、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
37、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
38、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
39、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
40、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
